展览会是广告及促销的一个方面，就象所有促销活动一样，你必须首先确定你的目标，否则，就没有评估将来结果的基础。首先考虑一下该展览会是否覆盖了你所需的市场，决不要参加一个展览会只因为你想看一看这个展览、展馆或是举办的城市，除非与市场有关。这是适合的地点吗？它必须能吸引正确的观众群，而且必须是适合你新产品的发射台。这是适当的时间吗？它必须适应你的产品生产计划，而且必须与你的其它广告和促销活动相吻合。如何能知道该展览会正式你所需要的呢？什么资料能帮助你作出决策呢？

国际组织的成员
　　 首先可以从国际中国展网（UFI）成员所主办的展览会中寻找有价值的展览会。国际展览联盟是一个评估展览会主办者所提供设施的质量的组织。它可以增强参展商的信心，即他们可以得到所要求的设施，同时也可增强参观商的信心，即该展览会值得花费时间和资金去参观。所以，首先寻找是否有UFI标志。

国家协会的成员
　　 你还可以检查其他协会成员中是否有你所希望的展览会。每个展览会都应是其本国展览组织者协会的成员，也应是某个出口组织及有关行业贸易协会的成员。

市场调研
　　 不要忘记向当地商会询问你想参观或参加的展览会，还可以与你国驻展览会所在国使馆商务处。从他们提供的有价值的国际贸易资料中，你就可以进行大量有成效的桌面市场调研。

该展览会往届的目录
　　 从以往的展览会目录中，你可以知道哪家公司曾经参加过该展览，比较这些公司是否每届都参展、这一届是否仍要参展，这样即可得知他们是否参展成功。

观众类别
　　 对于以往参观展览会的观众类别很难评估，但是高水平的主办者已经开始制作观众类别的调研报告。他们会乐意向你提供这些信息资料；事实上，观众类别的信息通常是他们为劝说你参加展览会而向你提供的资料的一部分。

媒介报告
　　 研究有关以往展览会的技术及贸易方面的新闻资料，会为你提供有用的证据，帮助你决定该展览会是否真正适合你。

目击者
　　 主办者的资料自然是为了试图劝说你在展览会上订摊位，其中会有一些倾向性。你应寻找一些自己的资料，或许某人曾经参加过上届展览，或许你的一个客户曾经参观过该展览；他们怎样评价这个展览会？将他们的评价与展览会目录及新闻资料等综合在一起，你一定能作出正确的决策。

市场调研
　　在选择展览会和选择展出产品之前，展出者已做了市场调。调研围绕所展示的产品和围绕成交开展，调研内容包括市场、运输、包装、保险、税则、汇率、折扣等。每个市场都有其特点，透彻地了解和充分准备有助于展出成功，有助于成交。
　　 需要了解的市场情况包括：市场规模、消费量、进口量、消费值、进口值、产品来源、消费增长率、消费地理分布、有关法则、市场潜力和发展趋势、市场障碍等。如果市场对某产品有贸易的和非贸易的壁垒，再展出这类产品就要慎重考虑，除非有长远打算，否则展出就没有太大意义了。另外要了解关税、税率、配额、货币管制、其他限制以及市场划分等状况。　　
　　 还要了解产品情况，产品必须符合市场要求。为此，必须了解产品的质量、颜色、风格、尺寸、外观、设计、性能、技术规格、贸易标准，以及运输包装、消费包装、保护要求、说明要求等。如果按市场要求专门为展出更改产品、包装困难，展出者也应该知道市场要求，并能向客户解释说明，只要有订货，可以按市场要求和客户要求提供产品。
　　 展出者必须了解竞争情况，以便知道与谁竞争，作好价格等各方面的准备，需要了解的竞争情况还包括其他供应商，包括外国和当地供应商的名称、供应量、市场占有率、优势及弱势、商标及专利问题、市场主导产品的特性、市场主导公司成功的原因、各供应商市场增减情况、市场价格等。
　　 了解销售渠道也是市场调研的一个重要内容。首先要了解销售整体情况，包括销售体系、正常的销售渠道和环节、不同渠道的相对重要性及优劣势、各环节各渠道的定货数量、交货期要求、销售条件、价格中加价幅度、售后服务要求等。其次是确定目标商人，即确定可能的主要买主：是进出口商、制造商、批发商经销商或是零售商。
　　 展出者还必须了解运输条件，包括当地市场的运输业状况、运输路线、运输方式、运输价格，以便计算、决定产品报价中的运输成本、运输时间及成交合同中的运输条款。
调研的具体内容可以根据展出和成交需要定。如果展出者有条件，可以自己做调研，如果没有条件，可以委托展出地的咨询公司、市场调研公司。

成交准备
　　 成交准备主要有三方面：产品、条款、资料。根据展出者的生产能力和财政实力并估计客户可能的要求，决定产品的可供品种、数量、规格、性能以及可以做出的改进和交货时间等，也就是准备货源和货单。根据市场调研结果决定条款，包装条款、交货条款、运输条款、付款条款等，作为洽谈、签约的基本条件。根据谈判和签约需要，准备样品、编印公司介绍、产品目录、产品介绍、价格表、合同等。样品要与实际供货的产品一致，好于或差于实际产品都会有麻烦。公司介绍内容包括公司名称、公司地址、资金、年营业额、营业范围、职工人数等，公司介绍的目的是让客户了解展出者。产品目录是各种产品的综合介绍。产品介绍一种或一个系列的产品介绍，内容可以详细一些，包括各种技术规格等。展台资料质量要好，数量要充分。要使用当地文字、货币单位和计量单位，让客户了解自己与自己了解客户同样重要。

产品知识
　　所有展台人员都必须熟悉产品知识，包括规格、功能、特点、作用、使用方法等。美国贸易展览局曾做过一项调查，其中一条是参观者认为展台人员应具备的知识，调查结果显示94%以上的参观者认为产品知识是展台人员应具备的最重要的知识。
　　展台人员掌握产品知识是为了促进销售。展台人员如果对产品不熟悉，不仅不能全面介绍产品，还可能会给参观者留下展出公司档次不高的感觉。因此要在展出之前充分掌握产品知识。如果可能还应掌握操作示范技巧。如果产品复杂，展台人员就必须熟悉说明资料，在需要时，能迅速查找答案。总之，展台人员应当可以直接地或间接地回答客户的所有问题。